Das „E-Governmentgesetz NRW“ (EGovG), das „Onlinezugangsgesetz“ (OZG) und die „Vereinbarung zur Umsetzung des EGovG NRW“, geschlossen zwischen den NRW Hochschulen und dem Ministerium für Wissenschaft und Kultur, verpflichten die nordrhein-westfälischen Hochschulen zur Digitalisierung von Verwaltungs- und Serviceprozessen. Administrative Prozesse sollen bis zum Jahr 2025 möglichst vollständig digital, also nicht mehr ganz oder teilweise papiergebunden, durchgeführt werden, damit Verwaltungsverfahren und interne Abläufe effizienter werden sowie die Kommunikation zwischen Hochschulen und Personen bzw. Organisationseinheiten in- und außerhalb der Hochschule erleichtert wird. Das Land fördert den hochschulübergreifenden Wissensaustausch und die landesweite Vernetzung, insbesondere durch die Beteiligung der „Digitalen Hochschule NRW“ (DH.NRW) und der „Koordinierungsinstanz Digitale Unterstützungsprozesse“ (KDU.NRW). Die DH.NRW fördert insbesondere hochschulübergreifende Projekte für die Digitalisierung von Personal-, Drittmittel- und Studierendenprozessen. Ziel dieser Vorhaben ist es, Musterlösungen zur Digitalisierung von Prozessen in einem Dokumentenmanagementsystem und zur Abbildung sogenannter „Objektakten“ zu entwickeln. Diese Musterlösungen, die sogenannten „NRW-Hochschulmaster“, können von den NRW-Hochschulen erworben und bei Bedarf an ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Für die Verwirklichung der zum E-Government gestellten Erwartungen und Verpflichtungen bestehen an der TU Dortmund gute Voraussetzungen. Die Mitarbeiter*innen in der Verwaltung, im IT & Medien Centrum (ITMC), in der Universitätsbibliothek (UB), in zentralen Einrichtungen und in den Fakultäten stehen der Digitalisierung von administrativen Prozessen und Services sehr aufgeschlossen gegenüber. Sie wollen moderne und zeitgemäße Softwaretools nutzen, mit denen sie ihre Arbeit schneller, einfacher und flexibler erledigen können. Zudem ist die TU Dortmund in einigen Bereichen der Digitalisierung weit vorangeschritten, etwa mit SAP bzw. der 2022 gestarteten Umstellung auf „SAP/HANA“, „ExaBase“ oder mit dem Projekt „Campus Management“.

Auf dieser Grundlage bietet der geforderte digitale Umbau von Administration und Services für die TU Dortmund viele Chancen, ist aber gleichzeitig eine große Herausforderung. Bisher ganz oder zum Teil papiergebundene Prozesse möglichst medienbruchfrei und effizient zu digitalisieren, wird mit starken Veränderungen einhergehen. Es wird erforderlich sein, Arbeitsprozesse neu zu gestalten, ggf. neue Formen der Kooperation zwischen Organisationseinheiten zu etablieren und die Digitalisierung von Prozessen organisationsübergreifend („End-to-End“) umzusetzen. Eine möglichst einheitliche Daten- und Dokumentenbasis muss etabliert werden, welche eine redundante Datenhaltung in dezentralen Datenstrukturen ausschließt. Dass außerdem die rechtlichen Anforderungen an Verwaltungshandeln im Blick bleiben und alle User*innen im Rahmen eines Change-Managements mit neuen Prozessen und Softwaretools vertraut gemacht und geschult werden müssen, wird sehr arbeits- und zeitaufwändig sein und einen relevanten personellen und sachlichen Ressourceneinsatz erfordern. Es liegt also nahe, die digitale Transformation von administrativen Prozessen ganzheitlich, strukturiert und als agiles Vorhaben, das die Entwicklung digitaler Kompetenzen bei Führungskräften und Mitarbeiter*innen einschließt, anzugehen.

An der TU Dortmund wurden zur Umsetzung des EGovG Projektschwerpunkte und Projektübergreifende Aufgaben identifziert.