Angesichts des großen Arbeitsaufwands und der vielen prozessualen sowie IT-Schnittstellen ist zur Umsetzung der E-Government-Zielsetzungen ein geeignetes Programm- und Organisationsmodell erforderlich. Dieses muss sicherzustellen, dass die komplexen Einzelvorhaben zeitlich und inhaltlich gut geplant sowie, idealerweise unter Nutzung von Synergien und der Beachtung von Schnittstellen, aufeinander abgestimmt werden.

Eine wesentliche Voraussetzung dafür ist, die einzelnen Vorhaben systematisch und regelmäßig zu erfassen und zu bewerten. Um intern Transparenz über die Planungen und Ziele der TU-Vorhaben herzustellen, werden alle Digitalisierungsprojekte daher einen strukturierten Projektsteckbrief erarbeiten.

Von projektübergreifenden Aufgaben, insbesondere der Koordination des Monitorings, der Vernetzung zu den landesweiten DH.NRW-Projekten sowie der Erarbeitung von Projektplanungen müssen die Vorhaben durch ein im Dezernat Hochschulentwicklung und Organisation angesiedeltes EGovG-Projektbüro entlastet sowie unterstützt werden. Dies wird einen projektübergreifenden Informationsaustausch (Schnittstellen) sicherstellen, die Projekte bei der erforderlichen Erarbeitung digitaler Prozesse begleiten sowie die Prozesse mit dem Prozesstool „BIC“ erfassen und visualisieren. Das Projektbüro wird einer vom Kanzler beauftragten Steuerungsgruppe zuarbeiten und zudem sicherstellen, dass relevante Informationen aus der KDU.NRW, insbesondere aus den hochschulübergreifenden DH.NRW-Projekten zum EGovG, an die Projekte weitergegeben werden. Die strategische Gesamtsteuerung der E-Government-Vorhaben, die Ergebniskontrolle sowie die Gesamtkoordination wird die Steuerungsgruppe übernehmen. Deren Arbeit koordiniert das Dezernat Hochschulentwicklung und Organisation über das dort angesiedelte EGovG-Projektbüro. Mit der Steuerungsgruppe wird zudem der dezernats- bzw. einrichtungsübergreifende Informationsaustausch sichergestellt werden.